Panitia dalam Seminar Internasional Perikanan

 


Paskah kepulangan saya dari menunaikan studi master di Wageningen University and Research, saya sempat menikmati liburan sejenak. Iya,,, lumayan membantu untuk menyegarkan kembali suasana. Kemudian setelah itu saya pulang ke rumah lalu di Sekayu lalu melanjutkan perjalanan selanjutnya ke Malang, untuk bersilahturahmi dengan almamater.

Pada 24 Oktober 2017 saya pergi ke Malang. Bulan Oktober ini saya habiskan dengan menikmati suasana kota Malang dengan bernostalgia ke beberapa tempat, menemui beberapa kawan dan bersilahturahmi dengan para dosen. Setelah sekitar beberapa hari di Malang, pesan singkat masuk melalui aplikasi whatsapp saya, berupa pertanyaan atau pernyataan yang pada intinya untuk bergabung menjadi “panitia dadakan” untuk “menganalisis data”, yakni melakukan tugas untuk membereskan data-data para peserta yang akan hadir dalam kegiatan International Fisheries Symposium (IFS). Well, saya senang jika bisa membantu, pengalaman menjadi panitia juga bisa saya ambil sebagai pelajaran tentunya.

Pelaksanaan IFS ini akan diadakan pada 7-9 November 2017. Saya juga diminta membantu agar bisa berjaga di meja registrasi. Meja yang mengurus keperluan terkait dengan bukti pembayaran dan memberikan bukti registrasi kepada para peserta ataupun pemateri. Awalnya saya agak merasa gimana,,,,gitu, berjaga di meja administrasi??? Akan tetapi, setelah melalui prosesnya, saya sangat menghargai pekerjaan mas-mas atau mba-mba yang berjaga di meja administrasi. Super sekaliii,,, saya belajar bahwasanya di meja administrasi ini, saya menjadi orang pertama yang dapat memastikan bahwasanya peserta atau pemateri telah datang dan melakukan registrasi.

Kesempatan ini tentunya merupakan kesempatan yang langkah dan bagus  menurut saya. Hal ini disebabkan oleh, data peserta atau pemateri (tersedia di meja administrasi), yang artinya sebagai administrator kita bisa membaca profil beliau-beliau terlebih dahulu. Jika ada pemateri atau peserta yang sekiranya menurut kita potensial untuk kita tanyakan lebih lanjut (misal penelitiannya menarik atau dari Universitas ternama) kita bisa bertanya atau bahkan mendapatkan kesempatan mengobrol dengan beliau (karena beliau pasti akan melakukan registrasi).

Selanjutnya, saya juga belajar banyak bagaimana untuk bersikap dan menyikapi misalnya jika ada peserta yang “agak ribet”. Hal ini saya alami sendiri, ketika peserta dari salah satu Universitas ternama di Indonesia, tidak bisa menunjukkan bukti pembayaran/registrasinya yang kemudian malah marah-marah karena saya minta untuk menunjukkan bukti tersebut. Beliau yang tidak sabaran ini menunggu di depan ruang seminar, kemudian menelepon kolega beliau yang sudah berada di dalam ruangan dengan “marah-marah”, kurang lebih begini beliau bilang “gimana nih, saya gak bisa masuk nih, kata  panitia saya gak boleh masuk” (dengan nada tinggi dan terburu-buru beliau menyampaikan pesan tersebut). Saya yang berjaga di meja administrasi, tentunya mendengar kalimat tersebut rada “gatel kuping”, bagaimana tidak, tak ada satu katapun yang beliau sampaikan bahwa beliau belum bisa masuk karena belum bisa menunjukkan bukti registrasi.

Selanjutnya, sebagai panitia di meja administrasi saya belajar harus siap memiliki pengetahuan yang super ekstra (yang mungkin harusnya melebihi ketua panitia, hahaha). Hal ini dikarenakan, di meja administrasi adalah tempat yang paling mudah untuk peserta bertanya ini dan itu. Contohnya, bertanya dimana toilet, dimana ruangan A, dimana Musholla, dimana tempat seminar gedung A, dimana sesi poster akan diadakan hingga dimana Bapak A ataupun Ibu B juga bisa ditanyakan. Belum lagi jika ada peserta yang complain masalah ini itu di ruangan ataupun lainnya. Hehehe… Nah hal ini menjadikan saya belajar bahwasanya sebagai panitia khususnya di meja administrasi sebaiknya memiliki pengetahuan yang super luas terhadap jalannya acara (bila perlu, mulai dari teknis hingga siapa saja dan dimana ataupun kontaknya juga punya). Beginilah senyum saya sebagai panitia dadakan yang beruntung bisa belajar dan bertemu para pakarnya.

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *